Una riunione (quasi) perfetta

Il noto giornale inglese “Guardian” ha pubblicato un decalogo su come organizzare una riunione. Concordo a pieno con i loro suggerimenti. Eccoli:

1) Verificare che non ci sia un’alternativa migliore . Se la risposta alla domanda, perché ci riuniamo, è “perché ci riuniamo tutti i lunedì mattina”, non riunirsi più.

2) Avere un’agenda per la riunione e condividerla con i partecipanti prima che la riunione cominci. Mandare a tutti una lista degli argomenti da discutere, con l’ordine in cui saranno discussi e quello che si spera di ottenere dalla discussione.

3) Tenere il numero dei partecipanti il più basso possibile. Una riunione può servire a qualcosa se vi partecipano sei persone. Al massimo, dieci persone.

4) Avere uno “scriba” che prende nota delle cose dette alla riunione, poi le riassume in un memorandum e le manda ai partecipanti.

5) Evitare il sistema di interventi tipo “tavola rotonda”, in cui, sui dieci presenti, uno alla volta tutti prendono la parola per riferire quello che stanno facendo. Significa che, in ogni momento della riunione, almeno nove partecipanti non hanno niente da fare.

6) Cominciare la riunione in orario e finirla all’ora prefissata (la puntualità è cosa rara…ndr).

7) A meno di clamorose emergenze, non farla mai durare, al massimo, più di un’ora.

8 ) Evitare le distrazioni, dunque telefonini e blackberries spenti, vietare a chi è seduto davanti a un computer di controllare ogni due minuti le email.

9) Non sedersi sempre agli stessi posti: cambiare sedia e posizione contribuisce a mantenere un po’ più viva l’attenzione.

10) Concentrarsi su quello che viene detto. Sembra un suggerimento banale, ma la tentazione di pensare ad altro è irresistibile.