Terzo Settore: come organizzare una riunione online senza far addormentare nessuno

In questo periodo non mancano le riunioni online, anche dette “call“. Da un lato sono molto comode e sicure perché nessuno deve muoversi da casa, dall’altro, possono essere noiose e per i partecipanti è molto facile distrarsi, perdere il filo della discussione e quindi vanificare tutti gli sforzi di chi ha organizzato l’incontro.

Organizzare piani di fundraising non è facile, ancora meno quando l’incontro è virtuale.

Cosa fare per non far addormentare nessuno?

• Per prima cosa conviene programmare la call con anticipo, motivando chiaramente la necessità dell’incontro e il programma di massima. La data può essere soggettiva, l’orario un problema. Una call alla quale devono partecipare solo volontari, deve tener conto degli orari di lavoro di queste persone. Quindi, potrebbe convenire dopo le 18 oppure nei fine settimana;
• Dare orario di inizio e orario di fine riunione;
• Utilizzare un programma per la connessione semplice da utilizzare;
• Individuare gli obiettivi della riunione e quali decisioni dovranno essere prese;
• Un problema può essere rappresentato dal numero dei partecipanti. Alcuni suggeriscono di non superare le 10 persone. Io francamente credo che già 6-8 possano bastare;
• Durata: dipende da quanto l’incontro possa essere interattivo. Se per trenta minuti parla solo una persona, non è più una riunione ma un monologo. In linea generale, l’attenzione cala dopo 40-50 minuti. Non conviene superare i 90 minuti;
• Le cam devono rimanere accese, altrimenti sarà più facile distrarsi;
• Invitare alla riunione solo le persone davvero necessarie;
• Utilizzare slide, foto, filmati per arricchire la riunione;
• Dare la possibilità a tutti i partecipanti di dire la propria opinione;
• Se la riunione comincia a diventare troppo lunga, valutare la possibilità di una pausa;
• Essere brevi e diretti. Evitare di far parlare i logorroici;
• Se necessario, a conclusione della riunione prendere un nuovo appuntamento.