Sarò breve.
Un pratico esempio: cena di Gala per raccolta fondi..naturalmente non la classica cena (serve quel famoso “quid”)…non il solito posto…con 200 invitati.
Obiettivo: non spendere quasi nulla e fare un figurone!….impossibile? Non del tutto.
Evento realizzato in una città medio grande con 160.000 abitanti, da un’organizzazione di volontariato con 80 soci e circa 200 sostenitori periodici (non associati). Quota media annuale delle donazioni: 50,00 euro.
Unità impegnate nell’organizzazione dell’evento: 2…Presidente (pieno di voglia di fare) e fundraiser.
Giugno 2009. Castello medievale…Serata di Luna piena riflessa nel mare…(basta controllare prima il calendario per avere una scenografia spettacolare…e gratis).
Tempo per l’organizzazione: circa 4 mesi
- Location: castello medievale con vista mozzafiato sul mare
- Target invitati: professionisti e soci dell’associazione
- Ente proprietario: Provincia. Costo per l’utilizzo della location: zero euro
- Cibo e bevande richieste alle aziende del territorio: pane, pasta, pesce freschissimo (cooperative del mercato del pesce), latticini, ortaggi biologici, olio d’oliva dop, frutta, dolci (fantastiche torte e crostate di frutta) e vini bianchi di grande qualità, ottimo prosecco per l’aperitivo e spumante per brindare alla fine della serata. Costo fornitura dei beni: zero euro
- Cartoncino di invito alla cena con carta tipo “Amalfi”. Costo: zero euro
- Materiali richiesti al locale Ente del Turismo: 200 guide turistiche (omaggio per tutti i partecipanti), poster, totem pubblicitari e quanto altro utile ad offrire ai visitatori una panoramica del territorio e la descrizione del castello. Costo beni ricevuti: zero euro
- Musica..”posteggia napoletana” ovvero una cantante e due musici in giro per i tavoli. Costo: zero euro
- Costo invito cena per persona: 50,00 euro
- Costo noleggio tovagliato, camerieri, cuochi e uso cucine, pulizia location, SIAE, vigilanza all’ingresso: 2.000,00 euro
- Ricavo dai biglietti: 12.000,00 euro (alla fine della serata sono stati raccolti altri fondi donati in maniera spontanea dai partecipanti)
Totale netto raccolto: 10.000,00 euro
Oltre ai soldi, sono state raccolte 120 schede di “valutazione” con 25 richieste di adozione a distanza (una delle attività dell’associazione) e 14 richieste per diventare volontario attivo (in altro post descriverò i contatti successivi con questi aspiranti volontari).
Con le schede si sono raccolti nuovi indirizzi email e le autorizzazioni per la privacy che mancavano per far partire il direct mailing.
Risultato: tanti soldi raccolti e il rilancio di un sito storico poco frequentato e conosciuto.