Per avere successo nella gestione delle risorse umane, in qualunque ambito si decida di specializzarsi, due fattori sono determinanti: la formazione e l’investimento su sé stessi.
Molto importante ricordarsi che i volontari sono i primi e più importanti donatori della propria organizzazione.
La gestione dei volontari non è affatto un compito semplice: si tratta di una grande responsabilità che richiede competenze specifiche. È facile commettere errori nella gestione quotidiana, soprattutto perché, molto spesso, la formazione in questo campo è davvero inconsistente, parziale o non aggiornata.
Uno degli errori più comuni nella gestione delle risorse umane è la mancanza di fiducia nei confronti della propria squadra. Tutti i coordinatori dei volontari o i responsabili di gruppo dovrebbero partire da una posizione di piena fiducia nei riguardi di un volontario e questo approccio non dovrebbe cambiare, almeno finché il diretto interessato lo meriti. Per questo diventa controproducente controllare continuamente l’operato di ogni volontario quando gli si è affidata una delega. Tutti sbagliamo ma con il volontario dobbiamo avere maggiori riguardi e pazienza.
I conflitti tra volontari o tra volontari e dipendenti possono nascere anche per ragioni banali. Non esiste organizzazione e gestione delle risorse umane senza gestione dei conflitti. Basterà una minima incomprensione per far nascere problemi (spesso il fuoco cova sotto la cenere…). Le situazioni di conflitto vanno però affrontate e risolte. I bisogni vanno ascoltati senza pregiudizi e senza dare giudizi. Le parti in conflitto devono confrontarsi apertamente e vanno chiariti i motivi dello scontro. Questo contribuirà a rasserenare gli animi. Va anche detto che non tutti sono adatti a fare volontariato, non tutti sanno gestire le proprie emozioni e non tutti sono in grado di lavorare in gruppo. Una buona selezione a priori deve andare anche in questa direzione. Meglio prevenire che curare.
Altro punto fondamentale nella gestione dei volontari è “offrire chiarezza se la si desidera in cambio”. Obiettivi non tempificati, incarichi assegnati all’ultimo minuto, e-mail incomprensibili, tutti sintomi di una carenza di comunicazione. Bisogna assolutamente essere chiari sugli obiettivi da raggiungere, sulle regole da rispettare, sul modo di porsi o di non porsi all’esterno e all’interno dell’associazione, sui compiti da svolgere e sulle responsabilità di ognuno. Il “cosa fare” andrebbe messo per iscritto così da evitare che il volontario possa avere dubbi sui suoi compiti e sul modus operandi dell’associazione.
Improvvisare la gestione dei propri volontari è il veleno peggiore che possa bere un’associazione di volontariato.
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